My Data Rights - 企業が持つあなたの個人情報は何？開示請求で確認する具体的な方法

企業が持つあなたの個人情報は何？開示請求で確認する具体的な方法

Tags: 個人情報, データ権利, 開示請求, プライバシー, 個人情報保護法

あなたは、オンラインサービスを利用する中で、自分の個人情報がどのように扱われているのか、企業が具体的にどのような情報を保有しているのか気になったことはありませんか。もしかしたら、不要な情報が残っているのではないか、正確でない情報が含まれているのではないか、と不安に感じているかもしれません。しかし、企業に直接問い合わせることに抵抗を感じたり、手続きが難しそうだと思ったりして、そのままにしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

個人情報保護法では、個人が自身の個人情報について、企業に対して開示を求める権利（開示請求権）を定めています。この権利を行使することで、企業が保有するあなたの個人情報の具体的な内容を確認することができます。これは、自身のデータがどのように扱われているのかを知り、管理するための大切な一歩となります。

この記事では、あなたが自身の個人情報について企業に開示を求める際の具体的な方法について、分かりやすく解説します。

個人情報保護法に基づく開示請求権とは

個人情報保護法において、「保有個人データ」とは、企業などが開示、訂正、利用停止などの権限を持つ個人情報データのことを指します。あなたは、原則として、自身の保有個人データについて、その利用目的の通知を求めたり、その開示を請求したりすることができます。

開示請求を行うことで、企業がどのようなあなたの情報（氏名、住所、生年月日、購入履歴、サービスの利用履歴など）を、どのような目的（商品の発送、サービスの提供、マーケティング、顧客分析など）で保有しているのかを確認できます。

開示請求を行う前に確認すること

開示請求を行う前に、いくつか確認しておくべき点があります。

開示請求の対象となる企業か確認する:
- 開示請求は、個人情報保護法に基づいて「個人情報取扱事業者」に対して行うことができます。多くの企業や事業者（国の機関、地方公共団体など一部を除く）がこれに該当します。
対象となる個人情報を特定する:
- 具体的にどのような個人情報について開示を求めたいのかをある程度特定しておくと、手続きがスムーズに進みやすくなります。例えば、「過去の購入履歴」「サービスの利用履歴」「会員登録時に登録した情報」などです。
企業のプライバシーポリシーを確認する:
- 多くの企業は、ウェブサイトなどでプライバシーポリシーを公開しています。ここに、個人情報の取り扱いに関する事項や、開示請求などの問い合わせ窓口、手続き方法について記載されていることがあります。まずは企業のウェブサイトを確認することをお勧めします。

開示請求の具体的な手順

開示請求の手順は企業によって異なる場合がありますが、一般的な流れは以下のようになります。

企業の問い合わせ窓口を確認する:
- 企業のウェブサイトのプライバシーポリシーや「お問い合わせ」ページを確認し、個人情報に関する問い合わせ窓口や、開示請求の受付方法を調べます。専用の請求フォームを用意している企業もあります。
開示請求書を入手または作成する:
- 企業が所定の請求書式を用意している場合は、それをダウンロードして使用します。所定の書式がない場合は、ご自身で請求書を作成します。
開示請求書に必要事項を記載する:
- 以下の内容を記載します。
  - 請求を行う日付
  - あなたの氏名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
  - 請求する保有個人データの種類（例: 会員登録情報、購入履歴、サービス利用ログなど）
  - 利用目的の通知も合わせて求める場合はその旨
  - 開示の方法の希望（例: 書面での交付、電磁的記録での提供など。ただし、企業が定める方法に限られる場合があります）
  - 本人確認書類を同封する旨
  - 手数料を支払う旨（手数料が必要な場合）
本人確認書類を準備する:
- 開示請求は、情報漏洩を防ぐため、本人からの請求であることを確認する必要があります。企業が指定する本人確認書類を用意します。一般的には、運転免許証、マイナンバーカード（表面のみ）、パスポート、健康保険証などのコピーが求められます。住民票の写しを求められる場合もあります。
手数料を確認し、準備する:
- 開示請求には、企業によっては手数料がかかる場合があります。個人情報保護法では、手数料の上限は1回の請求につき1000円と定められています。企業のウェブサイトやプライバシーポリシーで手数料の有無や金額、支払い方法を確認してください。手数料は、郵便局の定額小為替などで支払うのが一般的です。
請求書一式を企業に送付または提出する:
- 作成した開示請求書、本人確認書類のコピー、手数料（必要な場合）を揃え、企業の指定する方法（郵送、オンラインフォームなど）で提出します。郵送の場合は、簡易書留など追跡可能な方法で送付することをお勧めします。

開示請求書の記載ポイント・例文

開示請求書の特定の書式がない場合でも、以下の情報を盛り込むことで、企業側もスムーズに対応できます。

開示請求書に記載するポイント：

宛先（請求先の企業名、個人情報担当部署など）を正確に記載する。
誰からの請求か（あなたの氏名、住所、連絡先）を明確にする。
何を請求しているのか（保有個人データの開示請求であること）を明記する。
開示を求める個人データを可能な範囲で特定する（例: 「〇〇サービスに関する会員登録情報一式」「△△期間中の購入履歴データ」など）。特定が難しい場合は、「保有する私の個人情報全て」と記載することもできますが、企業によっては確認に時間がかかる場合があります。
本人確認書類を同封している旨を記載する。
手数料が必要な場合は、支払い方法（例: 定額小為替1,000円分を同封）を記載する。
希望する開示方法があれば記載する（企業が対応可能な方法に限ります）。

開示請求書の例文（ご自身で作成する場合の参考としてください）：

個人情報開示請求書

宛先：株式会社〇〇　個人情報保護担当者殿

請求日：令和〇〇年〇〇月〇〇日

請求者情報：
氏名：〇〇　〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇　〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番地
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Eメールアドレス：〇〇〇@〇〇〇.com

請求内容：
貴社が保有する私の個人情報につき、個人情報保護法に基づき、その開示を請求いたします。

開示を希望する個人情報の範囲：
〇〇サービスに関する会員登録情報一式
△△期間（例：20XX年X月～20YY年Y月）における購入履歴データ

利用目的の通知：
貴社が保有する私の個人情報の利用目的についても合わせて通知をお願いいたします。

希望する開示方法：
電磁的記録での提供（例：CD-R、メール添付など、貴社が対応可能な方法）

本人確認書類：
運転免許証の写し（または指定された書類）を同封しております。

手数料：
手数料として、定額小為替1,000円分を同封しております。（手数料が必要な場合）

以上

※この例文はあくまで参考です。実際に請求される際は、企業の指定する書式や方法に従ってください。

請求後の流れと注意点

請求書を提出した後、企業は原則として請求を受けた日から2週間以内に対応について回答する必要があります。回答方法は、開示の諾否や、手数料・開示方法に関する確認などです。

開示されない場合:
- 請求内容が不明確な場合、本人確認ができない場合、企業が法令に基づいて開示義務を負わない場合（例: 他の個人の権利利益を害する恐れがある場合）など、開示されないことがあります。その場合は、企業からその理由が通知されます。理由に納得できない場合は、個人情報保護委員会に相談することも可能です。
手数料について:
- 手数料が必要な場合、支払いがないと開示が行われないことがあります。
対応期間:
- 原則2週間以内ですが、データの量が多いなど、対応に時間がかかる場合は、期間が延長されることがあります。その場合、企業から遅延の理由と新たな対応予定時期が通知されます。
企業からの連絡がない場合:
- 請求後、企業から何も連絡がない場合は、まず企業の窓口に再度問い合わせてみてください。それでも対応がない場合や不誠実な対応の場合は、消費者庁や個人情報保護委員会に相談することを検討してください。

まとめ

企業が保有する自身の個人情報を把握することは、あなたのプライバシーを守る上で非常に重要です。開示請求権は、そのための有効な手段の一つです。

「手続きが難しそう」「企業に問い合わせるのは気が引ける」と感じていたかもしれません。しかし、この記事で解説したように、手順を踏めば、あなた自身で開示請求を行うことは十分に可能です。まずは企業のウェブサイトでプライバシーポリシーを確認し、問い合わせ窓口を探すことから始めてみてはいかがでしょうか。

自身の個人情報について知り、管理することで、より安心してオンラインサービスを利用できるようになります。もしこの記事が、あなたが自身のデータ権利を行使するための一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。このサイトでは、他にもデータの削除権や利用停止権に関する記事も掲載していますので、ぜひそちらもご参照ください。